Senaste nytt

Här får du tips om verktyget och de senaste uppdateringar.

Spendanalys är så mycket mer än bara siffror

I veckan läste jag Inköpsbarometerns senaste undersökning om spendanalyser och i den framkom bl.a. nyttan att spendanalysen ”möjliggör en strukturerad diskussion med huvudintressenter”. Genast började jag fundera på hur man på bästa sätt går från siffror till ord. Förvisso kan jag ju visualisera siffror med tårtor och staplar, men hur förklarar jag det som visas och hur stimulerar jag den vänstra hjärnhalvan?

Spendanalys är lika mycket kvalitativt som kvantitativt arbete. Parallellt med att man hämtar och behandlar data från olika system måste man undersöka och dokumentera olika kringförutsättningar. Vilka är intressenterna? Hur förbrukas varor och tjänster? Vilka produktkvaliteter finns? Vilka servicenivåer behövs? Hur ser befintliga affärsrelationer ut, såväl avtalsmässigt som samarbetsmässigt?

En del vill tro att spendanalysen är ett projekt, men så är det inte. Spendanalys är en löpande verksamhet utan slut. År efter år kartlägger och analyserar man. I det löpande arbetet identifierar man förbättringar som kan leda till tidsbegränsade kategoriprojekt. Den löpande spendanalysen är en ständig dialog med olika intressenter om deras behov, medan kategoriprojekten innehåller arbete kring förändring. Detta gör att man både behöver samla information inom ramen för den löpande spendanalysen, såväl som de tidsbegränsade kategoriprojekten. Informationen behövs samordnas.

Information från spendanalys och kategoriprojekt bör samordnas i samma struktur som man valt för data i spendanalysen. Det allra vanligaste är att man väljer ett kategoriträd som struktur. Den samordnade dokumentationen kan därför läggas in i en s.k. outliner. Nedan har jag experimenterat med en freeware som heter NeyNote. I den kan man samla sin information i formen av ett kategoriträd. Det går att lägga in både text och bilder. Med snabba menykommandon kan man sedan dra ut en fullständig rapport i formen av ett worddokument som kan redigeras ytterligare. Läs hela inlägget på EFFSOs inköpsblogg.