Spendanalys

Spendanalys kan sägas vara ett sätt att rita upp sin inköpskarta, som sedan används som hjälpmedel för att formulera inköpsstrategier, både allmänt och för specifika inköpskategorier. Spendanalysen är en viktig grund i arbetet med kategoristyrning.

Hansjörg Fromm har i boken Supply Chain Management on Demand givit en ganska bra beskrivning, inledningsvis definierar han den på följande sätt:

Spendanalys är ett paraplybegrepp använt för att fånga upp olika strategiska aktiviteter som är viktiga för att utforma företagets inköpsstrategi. 

Syftet med en spendanalys är att förstå det historiska inköpsmönstret och exempelvis se vilka företagets stora inköpskategorier är, graden av avtalstrohet, vilka delar av organisationen som köper från de olika leverantörerna och mycket annat. Därifrån kan man sedan ta avstamp inför framtiden och tex göra förutsägelser om framtida volymer, lägga budgetar, planera inköpsprojekt och så vidare.

Lite förenklat kan man säga att en spendanalys är ett utdrag ur leverantörsreskontran som man sedan analyserar utifrån en inköpares ögon snarare än en ekonoms.

Följande frågor bör kunna besvaras av en spendanalys:

  • Vad köper vi?
  • Hur mycket köper vi för?
  • Från vilka leverantörer köper vi?
  • Hur köper vi?
  • Vem köper?

Processen

Spendanalys är en process som innehåller ungefär följande delsteg:

  • Datainsamling
  • Datatvätt, rensning
  • Kategorisering
  • Rapportering, visualisering

Arbetet inleds med datainsamling, dvs data samlas in över alla gjorda köp under vald tidsperiod. Det går även att samla in uppgifter om interna kostnader som härrör från anskaffningen, exempelvis transaktionskostnader. I en större koncern som använder olika datasystem kan detta ske enligt en årlig plan. Insamlade data behöver sedan tvättas. Exempelvis kan köp från samma leverantör ha skett under olika namn. Produkter kan ha fått felaktig benämning etc. Det finns färdiga program för tvättarbete, men det går också att bygga egna makron i exempelvis Excel. Spendanalys bör göras regelbundet. Data kan snabbt bli inaktuell och leda till felaktiga slutsatser. För att kunna navigera efter sin inköpskarta är det viktigt att hålla den uppdaterad med aktuell information.

Kategorisering

Spenddata måste sedan kategoriseras, dvs delas in i olika kategorier med likartade egenskaper. Sista steget är att skapa tydliga rapporter över datamängden och visualisera vad man har kommit fram till.

  • Volymvärdesanalys, paretoanalys
  • Lagerklassifikationer
  • Spendträd / kategoriträd / spendstruktur
  • Portföljanalys typ Kraljic, Bensaou, Kamann
  • Relationskategorisering

Kategoriserade data kombineras sedan med andra former av analyser av inköpskategorierna. Exempelvis kan man betrakta produktegenskaper, leverantörers nyckeltal, marknadssituationen. Kombinationen av kategoriserade spenddata och andra indata formerar sedan en spendrapport som kan visualiseras och presenteras. Slutsatsen av spendanalysen används sedan i arbetet med att ta fram inköpsstrategier för företaget.

Automatisering

Något som kan upplevas som ett problem med spendanalys är att det tar tid. Stora datamängder kan i princip vara omöjliga att kategorisera manuellt. Vill man ändå kategorisera sina data finns det specialiserade system för detta. Har man stora datamängder, många olika datakällor (olika ERP-system, inköpssystem, inköpskort m.m.) eller om man vill uppdatera data regelbundet är det en god idé att titta på automatisering av spendanalysen. Då tar man hjälp av ett datorprogram som är speciellt framtaget för detta ändamål.

Automatiserad spendanalys fungerar på så sätt att man importerar sina data i spendanalyssystemet, i ett för detta avsett format, för att genom ett uppsatt regelverk kategorisera datan automatiskt. Regelverket skapas vanligtvis genom en kombination av manuellt och av systemet föreslagna regler.  Reglerna baseras på olika ledtrådar om transaktionerna. De mest använda ledtrådarna är vanligtvis konto, leverantörsnamn och kostnadsställe. Har man tillgång till beskrivning eller benämning av varan eller tjänsten från t.ex. faktura- eller orderrad kan man göra bättre och mer exakta kategoriseringar.

Här kan du läsa ännu mer om teorin kring spendanalys.