Komma igång

  • Hur kommer jag igång?

    Kontakta någon av våra återförsäljare eller fyll i vårt kontaktformulär. Vi startar din miljö och visar dig hur man laddar in data. Sedan kan du testa Spendency i två veckor för att försäkra dig om att systemet möter dina behov.

  • Är det enkelt att installera?

    Då Spendency är en molntjänst krävs ingen installation.  Det här ger er många fördelar. Framförallt gör det er dagliga drift enklare. Ni behöver inte bekymra er om uppgraderingar eller servrar och systemet kommer alltid att vara tillgängligt, var ni än befinner er.

    När vi vill börja använda verktyget tar ni ut data från ert ERP-system enligt en instruktion som vi tillhandahåller. Denna data laddar vi sedan in i Spendency. Det krävs ingen integration så det blir inget stort IT-projekt.

  • Kan jag ta data från flera olika källor?

    Ja det går utmärkt. Vår metodik med att ladda upp spenddatafiler gör att du inte behöver integrera dina interna system med Spendency. Det gör också att du kan samla data från flera olika källor tillsammans, vilket underlättar om ni byter ERP-system över tid, eller om ni köper eller säljer något dotterbolag.

    Spendency känner också av olika valutor och konverterar dem till den valuta du som enskild användare väljer att analysera din spend i.

  • Jag har dålig indata, är det ett problem?

    Självklart blir dina analysmöjligheter bättre med mer information per fakturarad, men dålig kvalité på data gällande dubbletter i systemet och liknande hjälper Spendency till att städa upp på ett mycket effektivt sätt genom det vi kallar normalisering.

  • Behöver vi någon utbildning?

    Nej, Spendency är väldigt lätt att använda. Vi kommer att visa någon eller några av er, som ska jobba mer aktivt med att administrera er data, hur man arbetar med olika smidiga funktioner. De som arbetar med att analysera data kommer inte att behöva någon utbildning.

  • Vad kostar Spendency?

    Prisinformation finner du här.

Säkerhet

  • Är det säkert?

    Ja, Spendency är ett mycket säkert system:

    • Vi använder tvåstegsautentisering för all inloggning
    • Alla instanser är separerade (med det menas att olika kunders data aldrig blandas med varandra)
    • All data är krypterad i vila och i transport

    Läs mer om säkerheten här.

  • Var lagras vår data?

    All data lagras på S3 hos Amazon. Tjänsten är fysiskt placerad på Irland, inom EU.

    Du kan läsa mer om säkerheten hos Amazon här.

  • Vad innebär det att det är en molntjänst?

    Molntjänster är IT-tjänster som tillhandahålls över internet, i synnerhet funktioner som traditionellt sköts på egna datorer men genom molnet sköts driftmässigt av någon annan. Läs mer om vad det innebär på vår mer detaljerade sida om säkerhet.

Data & Behörighet

  • Hur ofta ska vi uppdatera vår data?

    Ni bestämmer själv hur ofta ni vill uppdatera er data. De flesta gör det månadsvis, men det går också att göra det kvartalsvis, eller när man tycker att behovet finns, då proceduren alltid är densamma oavsett hur lång tid som fortlöpt sedan senaste uppdateringen. Ni tar helt enkelt er nya data, laddar in det och kategoriserar era nytillkomna leverantörer.

    Vi rekommenderar dock att ni processmässigt tar er an ny data först när ekonomiavdelningen ”stängt” den månaden.

  • Hur lång tid tar det att uppdatera?

    Att ladda in ny data tar inte många minuter. Då uppdateras också alla era befintliga leverantörer enligt de regler som ni tidigare angett. Hur lång tid det tar att behandla de nya leverantörerna beror självklart på hur många de är, och hur komplexa regler ni tycker att ni behöver sätta på dem.

  • Vem bjuder in nya användare?

    Det gör en administratör hos er. Som kund ansvararar ni själva för vilka som ska ha åtkomst till systemet. Ni bjuder in nya användare, och ni tar tillbaka åtkomsten hos de som ni inte längre ska ha tillgång till er spendanalys.

  • Finns det olika behörigheter i Spendency?

    Ja det finns det. Spendency kan till att börja med delas in i två delar:

    • Administrationsläget, där man laddar in och bearbetar sin data så att den fördelas på det sätt som man önskar.
    • Analysläge, där man analyserar sin data.

    Till att börja med finns det tre olika nivåer av behörighet:

    • Administratör. Som administratör har man alltid tillgång till allt i systemet.
    • Inköpare. Som inköpare har man tillgång till analyssidan. Man kan där ladda ner all data till Excel och man kan se leverantörsavtal via länk, om man har den funktionen aktiverad.
    • Läsare. Som läsare kan man se all information som finns på analyssidan, men man kan inte ladda ner data till Excel och man har inte åtkomst till leverantörsavtal via länk. Den här behörigheten kan vara lämplig för personer i organisationen som inte arbetar direkt med inköp, men som ändå kan ha nytta av att kunna se hur arbetet fortlöper.

    De två sistnämnda behörighetsgrupperna, Inköpare, och Läsare, kan också begränsas ytterligare. De kan begränsas så att de enbart har åtkomst till olika delar av er organisation, baserat på dotterbolag, kostnadsställen, projekt eller någon annan parameter som ni kan ha angett i er spenddatafil. Samma typ av begränsning kan också göras baserat på ert eget kategoriträd så att en enskild användare endast får tillgång till vissa kategorier.

    När man loggar in kommer man direkt till analysläget, oavsett vilken behörighet man har.

Daglig användning

  • Hur ser vårt kategoriträd ut?

    Det kan se ut precis hur ni vill. Det är mycket enkelt att konfigurera kategoriträdet i administrationsläget. Ni behöver bara komma överens om hur det ska se ut hos just er, för ni måste jobba med ett gemensamt kategoriträd internt.

    Om ni vill kan ni få tillgång till vårt best-practise träd för indirekt material. Hur trädet ser ut för direkt material varierar mycket från organisation till organisation och där behöver ni avgöra vad som passar er bäst.

  • Hur många års data kan man läsa in?

    Ni kan läsa in hur mycket data ni vill i Spendency, men rent praktiskt har man nog bara nytta av de senaste 2-3 årens data.

  • Vilka analyser kan man göra?

    Det är lite beroende på hur omfångsrik er indata är, men oavsett det kan du göra väldigt mycket i Spendency, på olika nivåer. Som inköpschef får du en bra överblick, som ansvarig för en kategori kan du gå betydligt djupare och ta fram mer detaljerad information om den enskilda kategorin och dess leverantörer.

    Till att börja med väljer man vilken kategori man vill granska närmare med hjälp av kategoriträdet, samt för vilken tidsperiod med hjälp av tidperiodväljaren.

    Därefter väljer man vilken typ av information man vill granska närmare. Spendency har olika dashboards som ger användaren olika infallsvinklar. Systemet låter dig betrakta spendanalysen ur ett kategori-, leverantörs-, transaktions-, organisations- samt ett efterlevnadsperspektiv. Varje dashboard innehåller ett flertal grafer och tillsammans så är det närmare 50 förinställda grafer i Spendency, lite beroende på hur mycket data ni har att visa. Det här gör att det blir väldigt enkelt att använda och förstå för alla i organisationen, och att all data alltid finns tillgänglig.

    Alla grafer går att förstora upp för att tillåta djupare analys av ingående data, skapa jämförelser med annan tidsperiod och liknande.

    I kombination med detta finns det möjlighet att filtrera ut så att spendanalysen endast visar vald del av organisationen, baserat på dotterbolag, kostnadsställen, projekt eller något annat värde ni väljer att tillföra er spendanalys.

    Det finns också leverantörskort som på ett överskådligt och informativt sätt visar hur köpmönstret från en enskild leverantör ser ut.

  • Vilka språk kan jag använda i Spendency?

    För närvarande stödjer Spendency engelska, svenska och norska. Om många har önskemål om fler språk är det mycket möjligt att vi lägger till fler, kontakta oss gärna och ge oss dina önskemål.

  • Våra inköpare sitter i olika delar av världen. Kan de analysera sin spend i sin lokala valuta?

    Ja, det är mest troligt. Spendency stödjer över 30 olika valutor och den enskilde kan själv välja i vilken valuta spenden ska visas, oberoende av vilken redovisningsvaluta er koncern har.

  • Vem äger vår data?

    Det gör ni som kund. Ni kan därför alltid ladda ner det som visas på skärmen i analysläget till en Excel-fil. Ni kan också ladda ner alla regelsättningar eller hela er spendanalys till en Excel-fil (med reservation för att en fil med all data samlad över all tid kan bli för stor för Excel att hantera). Som kund har ni alltså alltid tillgång till er data omgående.

  • Om jag vill ändra någonting, hur gör jag då?

    Om du exempelvis anser att en leverantör har kategoriserats på ett felaktigt sätt, kan du justera kategoriseringen om du är administratör, alternativt vända dig till en administratör för hjälp om du inte har den behörigheten. Det här är väldigt enkelt att hantera. Tänk bara på att någon annan kanske inte delar din syn på hur leverantören ska kategoriseras.

Support

  • Finns det någon support?

    Ja självklart finns vi där för dig. Samtidigt kan vi konstatera att vi tack vare det användarvänliga gränssnittet har väldigt få supportärenden. I dagsläget får vi cirka ett supportärende per 500 användare och månad.

    Som användare ska du först kontakta din SPOC (Single Point of Contact), vanligtvis en administratör, som kan hjälpa dig. Om din SPOC inte kan hjälpa dig vänder de sig vidare till Spendencys support för att inhämta information.

  • Om jag inte längre vill använda Spendency, hur gör jag då?

    Då säger du upp avtalet på det sätt som ditt kontrakt föreskriver.

  • Vad händer med min data om jag inte längre vill använda Spendency?

    Du exporterar då all din data till en eller flera Excel-filer, så att du har tillgång till din data även i framtiden. Vi kommer också att be dig bekräfta att ni gjort det. Efter kontraktstiden avslut ansvarar vi ej längre för din data. Vi ska inte heller behålla den varför vi kommer att eliminera den. Vi kommer alltså inte att kunna tillhandahålla en back-up till dig när kontraktstiden löpt ut.

Hjälp?

Har du frågor om Spendency eller behöver du hjälp att komma igång?
Tveka inte att kontakta oss!

Ställ en fråga +46 8 440 39 30