Komme i gang

  • Hvordan kommer jeg i gang?

    Ta kontakt med en av våre forhandlere, eller fyll ut kontaktskjemaet. Vi starter miljøet ditt og viser deg hvordan man laster inn data. Deretter kan du prøve ut Spendency i to uker for å forsikre deg om at systemet tilfredsstiller dine behov.

  • Et det lett å installere?

    Absolutt! Dere tar data fra ERP-systemet i henhold til instruksjonen dere får fra oss. Det kreves ingen integrering, så det blir ikke noe stort IT-prosjekt.

    Merk deg også at Spendency er en skytjeneste, noe som betyr at det ikke utføres noen installasjon ute hos dere. Dette gir mange fordeler over tid. Først og fremst blir den daglige driften enklere. Dere trenger ikke bekymre dere for oppgraderinger eller servere, og systemet vil alltid være tilgjengelig, uansett hvor dere befinner dere.

  • Kan jeg hente data fra flere ulike kilder?

    Ja, det går fint. Vår metodikk med å laste opp spenddatafiler gjør at du ikke trenger å integrere de interne systemene med Spendency. Det gjør også at du kan samle data fra flere ulike kilder sammen, noe som gjør det lettere hvis dere bytter ERP-system over tid, eller hvis dere kjøper eller selger et datterselskap.

    Spendency registrerer også ulike valutaer og konverterer dem til valutaen som du velger å analysere din spend i.

  • Jeg har dårlige inndata, er det et problem?

    Analysemulighetene blir selvsagt bedre med mer informasjon per fakturalinje, men dårlig kvalitet på data når det gjelder dubletter i systemet og lignende, hjelper Spendency med å rydde opp på en svært effektiv måte gjennom det vi kallernormalisering.

  • Jeg har en gammel spendanalyse i Excel. Har jeg noen nytte av den?

    Ja, hvis du er fornøyd med hvordan kategoritreet er oppbygd og hvordan dine leverandører er kategorisert, kan den absolutt brukes. Vi kan da ta filen deres og lese inn spenddataene i forbindelse med at vi starter opp deres instans. Det som skjer da, er at kategoritreet opprettes og at leverandørene som er er kategorisert 1:1 i en kategori, automatiske havner der. Leverandørene som er fordelt på flere kategorier, må man imidlertid redigere manuelt.

  • Trenger vi opplæring?

    Nei, Spendency er svært lett å bruke. Vi vil vise noen av dere som skal jobbe mer aktivt med å administrere dataene, hvordan man arbeider med ulike enkle funksjoner. De som arbeider med å analysere data, vil ikke trenge noen opplæring.

  • Hva koster Spendency?

    Prisinformasjon finner du her.

Sikkerhet

  • Er det sikkert?

    Ja, Spendency er et svært sikkert system.

    • Vi bruker totrinnsautentisering for all innlogging
    • Alle instanser er atskilte (med det menes at dataene til de ulike kundene aldri blandes med hverandre)
    • Alle data er kryptert ved lagring og under overføring
  • Hvor lagres dataene?

    Alle data lagres på S3 hos Amazon. Tjenesten er plassert fysisk i Irland, som er med i EU.

    Du kan lese mer om sikkerheten hos Amazon her.

  • Hva innebærer det at det er en skytjeneste?

    Skytjenester er IT-tjenester som leveres via Internett, og da spesielt funksjoner man tradisjonelt har hatt på egne datamaskiner, men som gjennom skyen driftes av noen andre. Les mer om hva det innebærer på vår mer detaljerte side om sikkerhet.

Data og tilgang

  • Hvor ofte skal vi oppdatere dataene?

    Dere bestemmer selv hvor ofte dere vil oppdatere dataene. De fleste gjør det månedlig, men det kan også gjøres kvartalvis eller når man føler det er et behov. Prosedyren er alltid den samme, uansett hvor lang tid som har gått siden den siste oppdateringen. Dere laster ganske enkelt inn de nye dataene og kategoriserer de nye leverandørene.

    Vi anbefaler imidlertid at dere prosessmessig behandler nye data først når økonomiavdelingen har «stengt» den måneden.

  • Hvor lang tid tar det å oppdatere?

    Det tar ikke mange minuttene å laste inn nye data. Da oppdateres også alle eksisterende leverandører i henhold til reglene dere tidligere har angitt. Hvor lang det tar å behandle de nye leverandørene, avhenger selvsagt av hvor mange de er og av hvor komplekse regler dere mener dere må sette på dem.

  • Hvem inviterer nye brukere

    Det gjør en administrator hos dere. Som kunde har dere selv ansvaret for hvem som skal ha tilgang til systemet. Dere inviterer nye brukere og trekker tilbake tilgangen for de som ikke lenger skal ha tilgang til spendanalysen.

  • Finnes det ulike tilgangsnivåer i Spendency?

    Ja, det gjør det. Spendency kan til å begynne med deles inn i to:

    • Administrasjonsmodus, der man laster inn og behandler dataene slik at de fordeles på ønsket måte.
    • Analysemodus, der man analyserer dataene.

    Til å begynne med er det tre tilgangsnivåer:

    • Som administrator har man alltid tilgang til alt i systemet.
    • Innkjøper. Som innkjøper har man tilgang til analysesiden. Der kan man laste ned alle dataene til Excel, og man kan se leverandøravtaler via koblinger, hvis man har denne funksjonen aktivert.
    • Som leser kan man se all informasjonen som ligger på analysesiden, men man kan ikke laste ned data til Excel, og man har heller ikke tilgang til leverandøravtaler via koblinger. Denne tilgangsrettigheten kan være hensiktsmessig for personer i organisasjonen som ikke arbeider direkte med innkjøp, men som likevel kan ha nytte av å se hvordan arbeidet skrider frem.

    De to sistnevnte tilgangsgruppene, Innkjøper og Leser, kan også begrenses ytterligere. De kan begrenses slik at de bare får tilgang til ulike deler av organisasjonen, basert på datterselskap, kostnadssted, prosjekt eller en annen parameter dere kan ha angitt i spenddatafilen. Man kan angi en lignende begrensning basert på kategoritreet, slik at en enkeltbruker bare får tilgang til bestemte kategorier.

    Når man logger inn, kommer man direkte til analysemodusen, uansett hvilken tilgangsrettighet man har.

Daglig bruk

  • Hvordan ser kategoritreet ut?

    Det kan se ut akkurat slik dere vil. Det er svært lett å konfigurere kategoritreet i administrasjonsmodus. Dere trenger bare bli enige om hvordan det skal se ut hos dere, for dere må jobbe med et felles kategoritre internt.

    Hvis dere vil, kan dere få tilgang til vårt «best practise»-tre for indirekte materiale. Hvordan treet ser ut for direkte materiale, varierer mye fra organisasjon til organisasjon, og der må dere avgjøre hva som passer dere best.

  • Hvor mange års data kan man lese inn?

    Dere kan lese inn så mye dere vil i Spendency, men rent praktisk har man nok bare nytte av dataene fra de siste 2–3 årene.

  • Hvilke analyser kan man gjøre?

    Det kommer litt an på hvor omfangsrike inndataene er, men du kan uansett gjøre svært mye i Spendency, på ulike nivåer. Som innkjøpssjef får du god oversikt, som ansvarlig for en kategori kan du gå betydelig dypere og utarbeide mer detaljert informasjon om den enkelte kategorien og dens leverandører.

    Til å begynne med velger man hvilken kategori man vil granske nærmere ved hjelp av kategoritreet, samt for hvilken tidsperiode ved hjelp av tidsperiodevelgeren.

    Deretter velger man hvilken type informasjon man vil granske nærmere. Spendency har ulike dashboards, som gir brukeren ulike innfallsvinkler. Systemet lar deg betrakte spendanalysen i et kategori-, leverandør-, transaksjons-, organisasjons- og overholdelsesperspektiv. Hvert dashboard inneholder en rekke grafer, og til sammen er det nærmere 50 forhåndsinnstilte grafer i Spendency, litt avhengig av hvor mye data dere har å vise. Dette gjør at det blir svært lett å bruke og forstå for alle i organisasjonen, og at alle dataene alltid er tilgjengelige.

    Alle grafer kan forstørres opp for å tillate en dypere analyse av dataene, lage sammenligninger med andre tidsperioder og lignende.

    I tillegg kan man filtrere ut slik at spendanalysen bare viser en bestemt del av organisasjonen, basert på datterselskap, kostnadssted, prosjekt eller en annen verdi dere velger å bruke i spendanalysen.

    Det finnes også leverandørkort som på en oversiktlig og informativ måte viser hvordan kjøpemønsteret fra en bestemt leverandør ser ut.

  • Hvilke språk kan jeg bruke i Spendency?

    For øyeblikket støtter Spendency engelsk, svensk og norsk. Hvis mange har ønske om flere språk, er det godt mulig at vi vil legge til flere. Ta gjerne kontakt med oss, og gi oss dine ønsker.

  • Våre innkjøpere sitter i ulike deler av verden. Kan de analysere sin spend i sin lokale valuta?

    Ja, mest trolig. Spendency støtter over 30 ulike valutaer, og hver enkelt kan selv velge valutaen spenden skal vises i, uavhengig av hvilken regnskapsvaluta konsernet har.

  • Hvem eier dataene våre?

    Det gjør dere som kunde. Dere kan derfor alltid laste ned det som vises på skjermen i analysemodus, til en Excel-fil. Dere kan også laste ned alle regeldefinisjoner eller hele spendanalysen til en Excel-fil (med forbehold om at filen, på grunn av mye data samlet over tid, kan bli for stor for Excel å håndtere). Som kunde har dere altså alltid umiddelbar tilgang til dataene.

  • Hvis jeg vil endre noe, hva gjør jeg da?

    Hvis du for eksempel mener at en leverandør er kategorisert feil, kan du justere kategoriseringen hvis du er administrator, eller ta kontakt med en administrator for å få hjelp hvis du ikke har denne tilgangen. Dette er svært lett å håndtere. Husk bare at andre kanskje ikke deler ditt syn på hvordan leverandøren skal kategoriseres.

Support

  • Finnes det noen support?

    Ja, selvsagt er vi der for deg. Samtidig kan vi konstatere at vi, takket være det brukervennlige grensesnittet, har svært få supportsaker. Per i dag har vi cirka én supportsak per 500 brukere i måneden.

    Som bruker skal du først kontakte din SPOC (Single Point of Contact), vanligvis en administrator, som kan hjelpe deg. Hvis din SPOC ikke kan hjelpe deg, kontakter de Spendencys support for å få innhente informasjon.

  • Hvis jeg ikke lenger vil bruke Spendency, hva gjør jeg da?

    Da sier du opp avtalen i henhold til kontraktsvilkårene.

  • Hva skjer med dataene hvis jeg ikke lenger vil bruke Spendency?

    Du eksporterer da alle dataene til en eller flere Excel-filer, slik at du får tilgang til dataene også i fremtiden. Vi vil også be deg bekrefte at vi har gjort dette. Etter kontraktstidens utløp har vi ikke lenger ansvaret for dataene dine. Vi skal heller ikke beholde dem, og vi vil derfor slette dem. Vi vil derfor ikke kunne gi deg en backup når kontraktstiden er utløpt.

Hjelp

Har du spørsmål om Spendency, eller trenger du hjelp til å komme i gang?
Ta kontakt med oss!

Still et spørsmål +46 8 440 39 30